Comment organiser un événement dans une entreprise en Tunisie ?

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Vous désirez organiser un événement dans votre entreprise et vous ne savez pas comment vous y prendre ? tout événement professionnel nécessite une véritable planification, et cela ne doit pas se faire à la légère. Vous pouvez confier cette tâche à une agence spécialisée qui pourra vous accompagner tout au long de vos démarches. Nous vous donnons ci-après tous nos conseils pour bien planifier votre événement et vous assurer de la réussite de chacune de vos tâches.

Déterminer les objectifs de votre événement

La création d’un événement s’effectue généralement pour répondre à un besoin réel de votre entreprise. En effet, il s’agit de mettre en place un événement qui vous permettra d’atteindre des objectifs précis que vous devrez les fixer dès le départ. Posez-vous les bonnes questions pour pouvoir identifier l’objectif de votre événement comme : pourquoi créer cet événement ? Est-ce pour récompenser vos collaborateurs, pour lancer un nouveau produit ou pour faire connaitre davantage votre entreprise auprès de vos prospects ? 

Ainsi, vous serez capable d’identifier le public visé de votre événement et de réfléchir plus sérieusement sur la nature de votre événement d’entreprise. Si vous recherchez des idées créatives n’hésitez pas à contacter une agence événementielle sur https://www.tictacevent.com/.

Identifier la nature ou le type de votre événement

Au moment de la planification de votre événement, il est important de déterminer sa nature. Vous devrez proposer un événement d’entreprise qui touche directement votre public cible. Au moment que vous arriviez à identifier votre objectif et votre audience, il faudra donc choisir un type d’événement qui leur convient le mieux : un petit-déjeuner, une conférence, un séminaire, une présentation, un voyage, etc. le choix est trop large et dépend avant tout de vos besoins.  

Lors de l’organisation d’un événement, il est important de réfléchir aux invités et intervenants, mais aussi au sujet de votre séminaire. Choisissez un thème pertinent qui pourrait inciter les personnes à participer à votre événement. Eviter surtout les idées traitées déjà par vos concurrents.

Une fois le type et le sujet de votre événement sont identifiés, il faudra maintenant vous concentrer sur la partie logistique : vous pouvez confier l’organisation de votre événement à une agence spécialisée sur notre site ou bien le planifier en interne.

Le choix de l’option dépend de votre budget, mais engager une agence événementielle peut vous épargner du temps et d’argent. Si vous préférez de le faire en interne, il est conseillé de mettre en place une équipe dédiée à votre événement.

Choisir la date et le lieu de votre événement

Cette étape consiste à la concrétisation de votre événement. Cela se fait par le choix de la date et du lieu de votre événement. Préférez une date éloignée du temps, car la planification événementielle nécessite un temps précieux et il faudra également sélectionner les personnes intervenantes. Par ailleurs, la réservation du lieu doit être effectuée au moins trois mois à l’avance. Pour les gros événements (un congrès par exemple), il faut le planifier un an à l’avance.  Dans tous les cas, assurez-vous de la disponibilité de la date et du lieu avant de lancer vos invitations.

Lancer les préparations 

Une fois que la date et le lieu sont fixé, il ne vous reste qu’à lancer les préparations de la manière la plus concrète possible. En premier lieu, vous devrez fixer le programme de votre événement, l’invitation, les intervenants et la mise en place logistique (location ou achat du matériel, le choix du traiteur, la préparation des serveurs, etc).

Si vous avez choisi de vous occuper vous-même de l’organisation de votre évènement, veillez à ce que tout soit bien planifié à la minute pour ne rien oublier : l’accueil de vos invités, les présentations à exposer et la durée de chaque intervention, le matériel à utiliser, etc. Pensez à faire un briefing avec vos intervenant, qui doivent respecter le timing.

Une fois tout prêt, réalisez une checklist organisation de votre événement, pour ne rien oublier, même les petits détails. Cela vous aidera de savoir qui contacter et à quel moment pour que tout soit en place le jour « j ».

En ce qui concerne vos invitations, elles doivent être faites un mois au maximum avant l’évènement. Concernant l’envoi des invitations à un évènement, il se fera trois semaines à un mois maximum avant l’évènement. Inutile d’inviter le public plus tôt, car il risque d’oublier l’évènement. Plus tard, et vos invités risquent d’avoir déjà d’autres rendez-vous…

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