Les numéros de facture : à quoi faire attention ?

numéros de facture

Les factures doivent être numérotées sans ambiguïté et l’inclusion du numéro de facture est l’une des obligations à respecter au moment de l’émission de celle-ci (pour savoir quels autres éléments sont obligatoires dans une facture, il a été établi qu’une numérotation progressive des factures basée sur l’année civile n’est plus obligatoire, l’important est qu’elle soit maintenue caractère unique.

L’objet du numéro de facture

Une numérotation progressive des factures doit garantir que chaque document fiscal émis est unique et traçable à son entreprise, étant ainsi attribué de manière compréhensible, par exemple en cas de contrôle par l’Inland Revenue.

 

Si vous oubliez de saisir le numéro de facture, des contrôles peuvent s’ensuivre et remettre en cause l’exactitude des comptes de l’entreprise. Pour éviter d’encourir des pénalités au niveau législatif, il est nécessaire de modifier immédiatement la facture. En effet, si vous ne le faites pas, l’amende appliquée pourrait être très élevée. Si les inexactitudes concernent les montants ou le calcul de la TVA, l’amende varie de 100 à 200 % de la taxe non facturée, diminuant à 10 % si la modification effectuée immédiatement est présentée. Au contraire, lorsqu’il s’agit d’autres types d’erreurs non liées à la TVA et aux montants, il y a un risque de devoir payer de 258 euros à 2 065 euros. Cependant, la pénalité est considérablement réduite si le changement approprié est présenté au moment de soumettre la déclaration de revenus.

La structure du numéro de facture

Il existe plusieurs dispositions qui indiquent quelle est la numérotation obligatoire des factures, chaque facture doit comporter « un numéro progressif qui l’identifie de manière unique ».

 

Ce faisant, à travers la séquence de numéros progressifs indiqués par année civile. Les propriétaires de petites entreprises peuvent craindre qu’un faible nombre de factures puisse faire croire aux clients et aux associés que leur entreprise n’est pas la plus florissante. D’autre part, dans le cas des grandes entreprises, en utilisant un schéma similaire, il est possible que les comptables s’égarent et commettent donc des erreurs.

 

Comme écrit précédemment, la seule exigence à respecter est que le numéro de facture soit progressif et unique. Cependant, cela n’exclut pas l’ajout de la rubrique, du nom du produit, de la région géographique, etc. En effet, le choix du type de numérotation progressive à utiliser pour les factures reste libre.

Les numéros de facture : exemples d’affectation

Afin de pouvoir trier les factures aux périodes de facturation correspondantes à l’aide des numéros de facture, il est conseillé de saisir la date d’émission selon le schéma d’affectation. Par exemple, des numéros de facture avec une première indication de l’année sont possibles. Dans l’exemple, les numéros de facture sont présentés séparément dans les séquences de numéros séquentiels.

 

2014 :

 

2014-001

 

2014-002

 

2014-003

 

2015 :

 

2015-001

 

2015-002

 

2015-003

 

Si vous avez besoin d’être plus précis, il est conseillé d’entrer la date complète dans le numéro de facture :

 

2017-FEB-10-0001

 

2017-FEB-10-0002

 

2017-FEB-10-0003

 

En optant pour une numérotation progressive de ce type, un partenaire commercial attentif peut en déduire qu’il s’agit dans ce cas de la première, deuxième et troisième facture émise le 10 février 2017.

 

Rien n’empêche que le numéro suivi de l’année soit indiqué en premier et qu’aucune référence ne soit encore faite à l’année, dans le cas où il serait décidé de ne pas numéroter les factures sur la base de l’année civile. Cela évite les doubles factures ou les trous dans la numérotation.

 

En règle générale, vous devriez essayer de conserver des numéros de facture aussi courts que possible afin de réduire le risque d’erreurs de frappe et de confusion entre les chiffres, ce qui permet aux employés et aux clients de comprendre plus facilement les numéros de facture eux-mêmes.

Numéro de facture erroné : que faire ?

Si la facture n’a pas encore été envoyée au client et n’a pas encore été enregistrée, vous pouvez simplement en refaire une autre. Dans le cas contraire, il sera nécessaire d’émettre une note de variation avec contre-passation totale de la facture et d’en émettre une nouvelle qui soit correcte. Nous procéderons ensuite à l’envoi de la nouvelle facture au client, en expliquant la nature de l’erreur et en joignant la note de variation correspondante. Dans les deux cas, il est toujours important de corriger les erreurs immédiatement.

 

Gardez à l’esprit que les notes de variation sont également affectées d’un numéro progressif. Celui-ci doit à son tour être unique et continuer avec la numérotation attribuée aux notes de variation ou suivre le cours de facturation régulier. En d’autres termes, il est possible de commander les notes de variation avec un numéro distinct différent de celui des factures, ou simplement de les traiter comme toutes les autres factures et donc de continuer avec la numérotation habituelle. Si vous avez besoin d’aide ou des infos supplémentaires, n’hésitez pas à contacter l’expert-comptable Saint-Gilles.

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